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郵件是外貿(mào)業(yè)務中最常用的溝通方式，又是最便捷最常用最實效的。下面，我把一些郵件書寫小技巧分享給大家。
一、主題（Subject）：
A: 一封郵件的主題一定要簡單扼要，符合郵件的主題內(nèi)容，一般情況都是以客戶所需的產(chǎn)品名稱作為郵件的主題。需要注意的是郵件的主題要盡量避免使用標點符號，盡量避免使用全大寫字母，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到我們的郵件。例如：URGENT！?。∵@就是應當避免使用的主題，可以這樣寫：Urgent Urgent Urgent。
B: 同一主題項下的郵件往來，盡量在原郵件回復，便于雙方了解事件的進展。當新事件聯(lián)系時，不要使用原來的舊郵件回復，要重新用新的郵件新的主題回復，避免造成誤解和不必要的麻煩。
二、抄送（Copy）：
A：一封郵件要抄送給自己的主管，另外還可以根據(jù)郵件的具體內(nèi)容抄送給相關崗位的工作人員，這么做的最大好處就是讓客戶感到你的公司很正規(guī)很系統(tǒng)，提升公司在客戶心目中的形象；讓相關人員了解掌握相關內(nèi)容，減少溝通成本；讓主管可以隨時跟進監(jiān)督自己的業(yè)務情況，及時提出合理的指導和建議。
B: 仔細審視客戶來函，回復郵件時“Reply all”抄送給客戶來函時抄送的其公司相關人員，這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉發(fā)給相關人員的麻煩，又讓客戶感到溫暖。
三、郵件內(nèi)容：一封郵件的內(nèi)容部分是它的靈魂，一封郵件的好壞，全看它有沒有靈魂，有沒有神兒。干巴巴的內(nèi)容的羅列，讓人讀之枯燥無味，郵件的效果就會大打折扣了，甚至有的新客戶還沒有讀完就丟進垃圾箱了。以下幾點特別要注意；
1、稱呼：稱呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對應性。無論客戶首發(fā)還是后續(xù)郵件，如果客戶稱呼你“Hi A”，你的回復應當是“Hi B”；如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的回復應當是“Dear Mr.名+姓”；客戶稱呼“Dear 名或者姓”，你的回復應當是對應的“Dear 名或者姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。
有些客人不懂我們中文的姓名順序，如果稱呼我們“Dear Mr.名”，我們的回復應該是“Dear Mr.姓”，如果我們回復“Dear Mr. 名”就錯了哦，因為沒有這么稱呼的。這個小細節(jié)，你有注意過嗎？
2、全面：客戶郵件中，如果提了三點要你回答的問題。你回答了其中兩點，結束。咳！客人楞了，且不管你這三點回答的質(zhì)量多么專業(yè)、多么好，另外一點不回復，既不說明為什么不能回復，更不交代何時回復。是丟三落四呢？還是對客人不夠尊重？換位思考，若你是客人，請問你又作何感想？如果客戶問題較多，為方便客戶可以在客戶原郵件問題上紅字標注進行回復。
3、及時：對于客戶的來函，必須秉持第一時間回復的原則，要了解客人所在地的時差，不能讓客人次日看到回復。如果不能及時回復客人郵件中提出的問題，應當回復說明何時答復復客人，并在承諾的時間內(nèi)予以答復。
4、重點：郵件中需要重點標注的內(nèi)容，需要引起客人注意和重視的，盡量不使用紅色等顏色，因為對于顏色的禁忌各國各有不同，稍有不注意就會引起客人的反感。比如：巴西人 認為人死好比黃葉落下，所以忌諱棕黃色；埃塞俄比亞人 當對死者表示深切哀悼時穿淡黃色服裝；比利時人最忌藍色，如遇不祥之事，都用藍衣作為標志；泰國忌紅色，認為紅色是不吉利的顏色，因為寫死人姓氏是用紅色；伊拉克 討厭藍色，視藍色為魔鬼，在日常生活中忌諱使用藍色... ... 所以函電中需要重點標記的內(nèi)容，直接加重加粗就可以了。
5、禮貌：多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外，如果客人郵件中熱情地說了一大堆，他是如何喜歡你的國家和城市，你回復時應該禮貌性回一句“是??！謝謝，你的國家也很美！”。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎？ 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復的郵件中卻找不到與此所對應的回復語句，那也屬于不禮貌的行為。
四、簽署落款：這一般包括發(fā)信人的姓名、職務外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網(wǎng)址等。一個漂亮的落款也顯示公司的正規(guī)和實力，如果不會弄，就找專業(yè)的認識設置一下吧，這是很有必要的！
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